Tilausohjeet

HUOM! 28.09. alkaen Bambora-maksumoduulissa on ollut häiriöitä. Bamboran kautta kulkevat maksut (normaalit verkkopankkimaksut yms.) ovat siksi tällä hetkellä pois käytöstä ja tilaukset voi maksaa vain Tilisiirtona ( -> maksutiedot tulevat tilauksen jälkeen sähköpostiin, minkä jälkeen tilaus maksetaan manuaalisesti verkkopankissa kuten paperinen lasku) tai PayPal:lla. Manuaalinen tilisiirtomaksu on valitettavan työläs normaaliin verkkokauppamaksuun verrattuna ja Paypal:in käyttö edellyttää Paypal-tilin avaamista, mikäli sitä ei ole ennestään käytössä. Verkkokaupan maksujärjestelmä palautetaan normaaliksi kun ongelman syy on korjattu.

HUOM! Verkkokaupan suomenkielisessä versiossa, mm. rekisteröitymislomakkeessa, on toistaiseksi varsin paljon ÄRSYTTÄVÄN SILMIINPISTÄVIÄ KIRJOITUSVIRHEITÄ. Tämä johtuu siitä, että suomenkieliseen versioon käytettiin valmista OsC-kielimoduulia, jonka koodaaja ei ilmeisestikään ollut suomea äidinkielenään (tai ollenkaan) puhuva henkilö. Virheiden korjaaminen kielimoduulin .php-tiedostojen koodissa poistaa verkkokaupasta näkyvät kirjoitusvirheet, mutta aiheuttaa ostoskoritoimintoon liittyviä bugeja, jotka ovat asiakkaan kannalta vielä ärsyttävämpiä. Tästä syystä verkkokauppaa kannattaa toistaiseksi mahdollisuuksien mukaan käyttää englanninkielisenä versiona, missä kirjoitusvirheitä ei ole. Tuotetiedot yms. ovat myös englanninkielisessä versiossa suomeksi.

Tilaaminen Akvaterra.eu - verkkokaupasta:

Akvaterra.eu verkkokaupassa on kahdenlaisia tuotteita:

VARASTOTUOTTEET, jotka toimitetaan suoraan yhtiön omasta varastosta Helsingistä. Näitä tuotteita voi tilata jatkuvasti.

TILAUSTUOTTEET, joita hankitaan vain asiakastilausten perusteella. Tilaustuotteiden varastosaldo on normaalisti 0 kpl minkä verkkokaupan ostoskoritoiminto ilmoittaa ***-symbolilla. Tilaustuotteiden tilaaminen EI OLE mahdollista jatkuvasti. Jos tilaustuotteiden tilaaminen EI OLE mahdollista, ostoskori ei anna jatkaa tilausprosessia ennen kuin nollasaldotuotteet on poistettu ostoskorista. Tämä estää varastosta puuttuvien tuotteiden tilaamisen vahingossa. Tilaustuotteiden tilausajankohdat ilmoitetaan verkkokaupan etusivulla keltaisella korostettuna .

Akvaterra.eu – verkkokaupan tilausohjeet:

Akvaterra.eu-verkkokauppa käyttää tavanomaista ostoskoritoimintoa, joka edellyttää rekisteröitymistä verkkokaupan asiakkaaksi.

Tilaus voidaan maksaa tilausprosessin päätteeksi kaikilla suomalaisen Checkout-maksunpalvelun tarjoamilla maksuvaihtoehdoilla, esimerkiksi verkkopankkitunnuksilla tehtävänä tiisiirtomaksuna. Luottokorttiperusteisia maksuja kuten PayPal-maksua tai suoria tilisiirtomaksuja jotka eivät kulje Checkout:n kautta ei voi (toistaiseksi) käyttää. (Poikkeuksena ovat suoraan varastolta erillisen sopimuksen mukaan noudettavat tuotteet, jotka voi maksaa käteisellä).

Valtiolliset ja kunnalliset organisaatiot ja laitokset voivat tilata tuotteita laskulla. Laskutuksesta ja tilauksen yksityiskohdista on sovittava tällöin erikseen myyjän kanssa.

Toimitustavat:

Toimitustapa verkkokauppatilauksissa on toimitus Postin kautta tai nouto Helsingin varastolta. Posti ilmoittaa paketin saapumisesta tekstiviestillä ja / tai sähköpostilla.

Erittäin suurten / painavien tilausten kanssa voidaan käyttää Matkahuoltoa. Näin esimerkiksi silloin, kun tilauksen kokonaispaino ylittää 30kg ja koostuu useasta laatikosta (monipakettilähetys), esimerkiksi useamman 20kg meriakvaariosuolalaatikon / säkin sisältävä tilaus. Suurikokoiset ja painavat tuotteet kuljetetaan pääsääntöisesti jälkivaatimuksella eli tilaaja maksaa todellisen rahdin Matkahuoltoon vastaanottaessaan tilauksen (ostoskori ilmoittaa tilauksen lähetyskuluiksi 0,00 EUR, mutta TILAUKSEN TOIMITUS EI OLE ILMAINEN).

"ERIKOISRAHTITUOTE"-merkityn tuotteen sisältävään tilaukseen automaattisesti ostoskorissa lisättävä toimituskulu on tilauksen koosta ja painosta riippumatta 0,00EUR. TILAUKSEN TOIMITUS EI OLE ILMAINEN, vaan ERIKOISRAHTITUOTTEEN (käytännössä pitkien T5 ja T8 loisteputkien) tilaamisessa on kolme toimitusvaihtoehtoa:

Jos tilaus sisältää ERIKOISRAHTITUOTEITA + MUITA TUOTTEITA: Tilaus toimitetaan MATKAHUOLLON kautta monipakettilähetyksenä, jolloin tilaaja maksaa rahdin tilausta noudettaessa eikä rahdin tarkkaa summaa tiedä etukäteen.

Jos tilaus sisältää AINOASTAAN ERIKOISRAHTITUOTTEITA: Paketti voidaan lähettää normaalisti, postimaksu saadaan mukaan lisäämällä tilaukseen ERIKOISRAHTITUOTE-postimaksu, tämä löytyy erikoisrahtituotekategoriasta.

Tilauksen nouto varastolta: toimituskulut 0,00EUR riippumatta tilauksen sisällöstä.

”ERIKOISRAHTITUOTE”-merkityt tuotteet:

Koska pitkien tuotteiden (käytännössä T5 ja T8 loisteputkien) lähettäminen vaatii pitkän erikoispakkauksen, niiden toimitustapaa on rajoitettu. Käytännössä tämä tarkoittaa, että loisteputken lähettäminen sinänsä ei ole ongelma, mutta loisteputk(i)en lähettäminen SAMASSA pakkauksessa muiden tuotteiden kanssa on hankalaa.

Esimerkiksi 30W (90cm) T8-loisteputki ja akvaarion ulkosuodatin; miten nämä voidaan järkevästi pakata samaan laatikkoon?

Pitkät loisteputket on siis lähetettävä omassa pakkauksessaan mikä aiheuttaa sen, että mikäli tilauksessa on myös muita tuotteita kuin loisteputkia, tilaus on lähetettävä kahteen pakettiin jaettuna eli monipakettilähetyksenä. Monipakettilähetys taas nostaa huomattavasti tilauksen toimituskuluja riippumatta tilauksen painosta.

Koska monipakettilähetystilannetta ja sen vaikutusta postikuluihin ei voida lisätä automaattiseksi ominaisuudeksi ostoskoriin, verkkokauppa kohtelee nyt kaikkia yli 45cm pituisia loisteputkia sisältäviä tilauksia ERIKOISRAHTINA.

“NOUDETTAVA” merkittyjen tuotteiden (käytännössä lasiterraariot ja akvaariot) AINOA toimitustapa on NOUTO VARASTOLTA. Näitä tuotteita voi tilata verkkokaupan kautta (ja niille voi valita toimitustavaksi lähetyksen), mutta NOUDETTAVA-tuotteita EI LÄHETETÄ, vaan ne on noudettava Akvaterra.eu:n varastolta. “NOUDETTAVA”- tuotteiden lähetyskustannukset ovat automaattisesti 0,00 EUR, siinäkin tapauksessa että toimitustavaksi valittaisiin lähetys.

Noudot Akvaterra.eu:n varastolta ovat mahdollisia “Yhteystiedot"-sivulla ilmoitettuina ajankohtina.

Tämä tuotekategoria sisältää joitakin tuotteita, joiden lähettäminen on suuren koon ja / tai särkyvyyden takia liian aikaavievää. Käytännössä tähän kategoriaan kuuluvat lasiterraariot ja akvaariot, joiden lähettäminen normaalissa pakkauksessaan on liian riskialtista. Esimerkiksi Exoterran terraariot on pitänyt aina pakata isompaan pehmustettuun pahvilaatikkoon ja isompien mallien tapauksessa kuljetusta varten on pitänyt valmistaa vanerilevystä ja puurimoista kehikko, joka on suojannut terraarion pohjan ja ympäröinyt terraarion alaosan. Yksikään tällä tavalla suojattu terraario ei ole hajonnut kuljetuksessa, mutta suojapakkauksen rakentaminen vaatii liian paljon aikaa, erityisesti huomioiden Akvaterra.eu:n toimintakonsepti. Terraarioita ei haluttu poistaa kokonaan valikoimasta, mutta ne ovat pakkausongelman takia saatavilla ainoastaan varastolta noudettuna.

Toimitusajat:

Varastotuotteiden toimitusaika on lyhyt, koska tuotteet ovat valmiina yhtiön omassa varastossa Helsingissä. Käytännössä tilauksen pakkaamiseen ja lähettämiseen menee kuitenkin keskimäärin muutama päivä, joten tilauksen saapuminen tilaajalle voi kestää noin viikon verran. Tämä johtuu siitä, että Akvaterra.eu:n varastolla ei ole jatkuvasti henkilökuntaa odottamassa tilausten saapumista, vaan tilaukset käsitellään kustannustehokkaasti suurempina erinä parina päivänä viikossa. Käytäntö mahdollistaa erittäin edullisen hintatason, mutta pidentää valitettavasti tilausten käsittelyaikaa.

HUOM! Vaikka tilattua tuotetta on valmiina varastossa, se ei yleensä lähde varastosta välittömästi tilauksen tekemisen jälkeen, vaan suuremman tilauserän osana keskimäärin muutaman päivän kuluttua.

Akvaterra.eu – verkkokaupan toimintaperiaate on olla mahdollisimman edullinen, mikä on mahdollista toiminnan tehokkuuden maksimoimisella ja toimintakustannusten minimoimisella. Tehokkuusperiaate on kuitenkin samalla keskeinen tilausten toimitusnopeuteen vaikuttava tekijä.

Tilaustuotteiden toimitusaika riippuu tilauksen ajankohdasta. Tavarantoimittajilta saadaan täydennystoimitus tavallisesti kuukausittain ja tilaustuotteiden tilausjakso avataan yleensä pari viikkoa ennen seuraavaa toimitusta. Aikataulu on kerrottu tarkemmin verkkokaupan etusivulla.

Tilausvahvistus:

Kun tilausprosessi on saatettu loppuun verkkokaupassa, järjestelmä lähettää automaattisesti tilausvahvistuksen asiakkaan yhteystiedoissa olevaan sähköpostiosoitteeseen. Tilausvahvistus kannattaa tallentaa ja tarvittaessa tulostaa, sillä paketin mukana ei lähetetä tilausvahvistuksen paperista tulostetta (pakkauslistaa). Tilausvahvistus sisältää sinänsä samat tiedot kuin verkkokaupan asiakastilille rekisteröitynyt tilaus, eli tilauksen tiedot on mahdollista tarkistaa myös asiakastililtä.

HUOM! Tilausvahvistus on automaattinen ja saapuu välittömästi tilauksen tekemisen jälkeen, eli kun asiakas ohjattu Checkout-maksuprosessista takaisin verkkokauppaan. Mikäli tilausvahvistusta ei ole tullut, tarkistakaa sähköpostin roskapostikansio.

Mikäli automaattista tilausvahvistusta ei ole tullut ja / tai tilausprosessin päättämisessä on ollut ongelma, tarkistakaa onko tilaus näkyvissä asiakastilillä (jos on, sähköpostiosoitteessa saattaa olla virhe). Jos tilaus ei ole näkyvissä asiakastilillä mutta maksu on onnistunut (tämän voi todeta omista tilitiedoista), uudelleenohjaus Checkout-maksuista takaisin verkkokauppaan on epäonnistunut internetyhteydessä olleen tilapäisen häiriön takia. Tällöin tilaus on rekisteröitynyt Checkout-palvelun lokitietoihin, mistä se voidaan noutaa manuaalisesti. Epäonnistuneesta verkkokauppaan paluusta ei kuitenkaan saada automaattisesti tietoa Checkoutista, joten ilmoittakaa asiasta verkkokaupan yhteyssähköpostiin.

Tilauksen status verkkokaupassa:

Tilattu (Pending) = Tilaus on rekisteröitynyt järjestelmään
Käsittelyssä (Processing)= Tilaus on siirtynyt pakattavaksi ja se lähetetään muutaman päivän sisällä
Toimitettu (Delivered) = Tilaus on toimitettu postiin (tämä ilmoitus tulee yleensä useita päiviä varsinaisen postituksen jälkeen)

Tilauksen tila ei päivity automaattisesti eikä paketin lähetystunnus toistaiseksi päivity automaattisesti tilauksen tietoihin. Posti ilmoittaa paketin saapumisesta tekstiviestillä ja / tai sähköpostilla.

Verkkokauppaohjelmisto vähentää automaattisesti varastosaldoa tilatun määrän mukaisesti ja saldon mennessä nollaan tuote häviää tilapäisesti näkyvistä, eli mikäli tilattu tuote ei ole enää näkyvissä kaupassa tilauksen päättämisen jälkeen, tilaus on sisältänyt viimeisen varastossa olleen kappaleen.

Varastotuotteet ja Tilaustuotteet:

Akvaterra.eu-verkkokaupassa on kahdentyyppisiä tuotteita: suoraan varastosta toimitettavat tuotteet ja tilaustuotteet. Kaikki tuotteet näkyvät jatkuvasti kaupassa, mutta tilaustuotteiden tilaaminen on mahdollista vain, kun TILAUSTUOTTEDEN TILAUSJAKSO on auki. Tästä syystä kaikki Akvaterra.eu – verkkokaupassa näkyvissä olevat tuotteet eivät ole aina tilattavissa.

Varastossa olevia tuotteita voi tilata jatkuvasti. Tilaustuotteita (joiden varastosaldo on 0) voi myös siirtää ostoskoriin, mutta kun tilausprosessissa edetään, ostoskoritoiminto ilmoittaa ***-symbolilla, että kyseistä tuotetta ei ole varastossa ja pyytää korjaamaan tilausta.

Tilaustuotteita sisältävän tilauksen käsittely riippuu tällöin siitä, onko tilaustuotteiden TILAUSJAKSO auki:

Mikäli tilaustuotteiden tilausjakso EI OLE auki, tilausprosessia ei voi saattaa loppuun ennen kuin varastosta loppuneet tuotteet on poistettu ostoskorista. Eli verkkokaupasta ei voi tällöin vahingossa tilata varastosta loppuneita tuotteita.

Mikäli tilaustuotteiden tilaustuotteiden tilausjakso ON auki, tilauksen voi tehdä normaalisti. Tällöin koko tilaus toimitetaan kun tilaustuotteet ovat saapuneet varastoon tavarantoimittajalta. Tilaustuotteiden seuraava toimitusajankohta ilmoitetaan verkkokaupan etusivulla keltaisella korostettuna . Tilausjakso avataan tavallisesti muutamaa viikkoa ennen seuraavan tukkuerän saapumista, jotta tilaustuotteiden toimitusaika pysyy kohtuullisena ja ennakoitavana.

Suoraan varastosta toimitettavat tuotteet ovat Akvaterra.eu:n ensisijainen tuotevalikoima. Tähän ryhmään kuuluvat yhtiön “omat” tuotteet, joiden tuottaja on “Akvaterra.eu” tai “OEM” ja jotka ovat etupäässä tekniikkaa, jonka hintataso on erittäin kilpailukykyinen muiden tuotemerkkien vastaaviin tuotteisiin verrattuna. Näitä tuotteita on tyypillisesti varastossa kymmeniä tai satoja kappaleita (ja vastaavasti loppuunmyyty tuote voi olla loppu varsin pitkään). Suoraan varastosta toimitettavia ovat myös kulutustuotteet kuten lannoitteet ja muut kemikaalit, ruoat ja vitamiinit, jotka ovat tunnettujen valmistajien tuotteita.

Tilaustuotteet tilataan tavarantoimittajilta tilausten perusteella. Tähän ryhmään kuuluvat tuotteet ovat ensisijaisesti teknisiä laitteita ja muita tarvikkeita, jotka ovat yleisesti ottaen vastaavia kuin Akvaterra.eu:n “omat” laitteet, mutta muiden tuottajien / valmistajien toimittamia ja niinollen hinnaltaan selvästi kalliimpia. Koska näiden tuotteiden kysyntä on selvästi vähäisempää ja monien tuotteiden osalta satunnaista (vain muutamia kappaleita vuodessa), niitä ei pidetä jatkuvasti valmiina varastossa. Akvaterra.eu voi kuitenkin toimittaa näitä tuotteita varsin edullisesti verrattuna muiden kauppiaiden hintoihin, joten ne ovat saatavilla muutaman viikon toimitusajalla. Tavarantoimittajilta saadaan yleensä täydennyskuorma kuukausittain, jonka osana voidaan tilata tilaustuotteita.

HUOM! Akvaterra.eu:n periaatteena on toimittaa erityisesti ruoat ja vitamiinivalmisteet mahdollisimman tuoreina (pitkällä parasta ennen-päiväyksellä) ja samalla minimoida päiväystuotteiden hävikki. Tästä syystä useimpien ruokien varastomäärä on alhainen ja harvoin kysytyt suurimmat pakkauskoot ovat useinmiten tilaustuotekategoriassa. Tehokkaan varastonhallinnan takia jotkin rajallisen käyttöajan omaavat valmisteet ovat toisinaan loppuunmyytyjä (eli varastosaldo on 0), vaikka tuote onkin lähtökohtaisesti varastotuote. Varastomäärää täydennetään aina seuraavan tavaratoimituksen yhteydessä ja tuotteen voi myös tilata “Tilaustuotteena” mikäli muutaman viikon toimitusaika on OK.

Jos inventaarion kierto ei ole esimerkiksi suurempana tarjouseränä hankitun tuotteen osalta riittävän nopeaa, parasta ennen-päiväystä lähestyvät valmisteet siirretään POISTOTUOTTEET-kategoriaan, josta voi tehdä edullisia löytöjä. Verkkokaupan vanhenevat valmisteet eivät yleensä ole pilaantuvia tuotteita, joten mm. kuivaruokia voi käyttää hyvinkin pitkään parasta ennen -päiväyksen jälkeen lisäravintona.

Akvaterra.eu:n toimintakonseptia on esitelty tarkemmin “FAQ”-osiossa.

Ennakkomaksukäytäntö:

Vega Systems Oy myy tuotteita ainoastaan ennakkomaksua vastaan. Tämä on ollut yhtiön käytäntö internet-pohjaisen myynnin aloittamisesta eli vuodesta 2006 asti. Ennakkomaksukäytännön tarkoitus on varmistaa, että tilaaja kykenee maksamaan tilauksensa eikä lunastamattomia (postiennakko)tilauksia pääsisi syntymään.

Huomatkaa, että ennen varsinaiseen verkkokaupparakenteeseen siirtymistä (03/2012) Vega Systems Oy otti maksun ainoastaan sellaisista tuotteista, joita oli valmiina varastossa. Ennakkomaksuilla ei ole ollut mitään tekemistä toiminnan rahoittamisen kanssa ennen verkkokaupparakenteeseen siirtymistä, eikä niillä ole tekemistä verkkokaupan tilaustuotteiden hankinnan rahoittamisen kanssa. Saadut ennakkomaksut ovat erillään yhtiön käyttöpääomasta (kirjanpidollisesti vieraana pääomana kategoriassa ”Saadut ennakot”).

Akvaterra.eu-verkkokaupan uudistamisen jälkeen (07/2018) maksukäytäntöä on päivitetty poistamalla suora tilisiirtomaksu käytöstä, ts. kaikki maksut kulkevat maksunvälittäjän kautta. Tämä yksinkertaistaa kirjanpitoprosessia ja toisaalta poistaa maksamattomien tilausten aiheuttamat inventaariopoikkeamat.

Verkkokaupparakenteeseen siirtymisen myötä Akvaterra.eu-verkkokaupan tuotevalikoima on moninkertaistunut. Suurta osaa verkkokaupan tuotteista ei ole vakituisesti varastotavarana, vaan ne tulevat seuraavan tukkuerän mukana tavarantoimittajilta. Toimitusajat ovat tästä syystä tilaustuotteiden kohdalla useita viikkoja.

Mikäli tilattua ja ennakkomaksettua tuotetta ei voida tavarantoimittajan toimitusvaikeuksien takia toimittaa seuraavassa toimituserässä, toimitusaikaa ei voida vahvistaa tai tilaaja ei voi odottaa pidempään, ennakkomaksu kyseisestä tuotteesta palautetaan tilaajalle.

Monista verkkokaupoista poiketen Akvaterra.eu EI KORVAA PUUTTUVAA TUOTETTA TOISELLA TUOTTEELLA, varsinkaan kysymättä siihen lupaa etukäteen. Poikkeuksena on tilanne missä tuotetta on varastossa toisessa pakkauskoossa tai tuote on päivittynyt uudempaan versioon ilman, että tuotteen käyttöominaisuuksissa on tapahtunut olennaisia muutoksia.